Capítulo 1

Gestión de archivos , públicos y privados

Introduccion

Un archivo es uno o un conjunto de documentos , sea cual sea su fecha , su forma y soporte material (papel - cd- etc..) acumulados en un proceso natural  por persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión .

Por archivar se entiende el conjunto de tareas para recoger, conservar y servir la documentación e información requeridas .

Establecer una planificación del archivo consiste en contemplar todas las operaciones que permitan realizar la actividad de archivar en las mejores condiciones .


Clasificación de los archivos de una empresa


Archivo activo : contiene  los documentos actuales, los de consulta diaria .

Archivo semiactivo : contiene la documentación e informacióm de baja actualidad y de consulta poco frecuente.
Archivo inactivo :  conserva de forma definitiva los documentos e informaciones que no tienen actualidad y su consulta es nula.
Archivo central:  lugar dónde se conservan todos los documentos e informaciones de la empresa.
Archivos descentralizados:se encuentran distribuidos en los distintos departamentos y secciones de la empresa.

La clasificación documental es una técnica para la identificación y la regrupación sistemáticas de los datos y de las informaciones similares, según características comunes que pueden ser diferencias .

Criterios de clasificación de documentos :

• Geográfica
• Alfabética
• Numérica
• Temática
• Cronológica etc...